Die Arbeitswelt der Zukunft – Remote Work und Homeoffice in Zeiten des Coronavirus

Die digitale Entwicklung macht es möglich und die rasante Verbreitung des Coronavirus sorgt unausweichlich dafür, dass sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, drastisch verändern wird. Zwar besteht die Möglichkeit für Remote Work schon seit Jahren, allerdings sträuben sich immer noch viele Arbeitgeber gegen die Idee, ihre Mitarbeiter vom Homeoffice aus arbeiten zu lassen. Zu gross ist die Angst vor einem Kontrollverlust und ineffizienten Arbeitsabläufen, wenn nicht das gesamte Team an einem Ort zusammenarbeitet.

Allerdings sind diese Bedenken in der Regel unbegründet, denn Studien zeigen, dass die Arbeit aus dem Homeoffice sogar produktiver sein kann und zusätzlich die Mitarbeiterzufriedenheit enorm steigert. Die durch Covid-19 mehr oder weniger erzwungene Umstellung unserer Arbeitsumstände bietet neben allen Herausforderungen somit auch äusserst spannende Vorteile für Unternehmen und ihre Angestellten.

In der nächsten Zeit wird es vor allem darum gehen, sich auf neue Arbeitsmodelle einzulassen und zu realisieren, dass Arbeit in Zukunft flexibler gestaltet werden muss. Wir müssen neue Ansätze in Bezug auf Arbeit finden, die nicht mehr nur durch feste Arbeitszeiten und Arbeitsplätze definiert werden kann. Vielmehr muss der Fokus darauf liegen, wie Unternehmensziele am besten erreicht werden können. Denn mit dem effektiven Einsatz von digitalen Technologien etablieren sich neue Arbeitsmodelle wie Remote Work oder die Arbeit vom Homeoffice aus – praktische Alternativen anstelle der Arbeit von einem festen Büroarbeitsplatz aus.

Remote und On-Demand Work ermöglichen flexiblere Arbeitsprozesse

Netflix und Co. machen es vor, denn ein Kernthema des Internets ist «On-Demand». So können Filme und Serien nach Belieben angeschaut werden und es gibt keine feste zeitliche Bindung mehr. Das gleiche Modell lässt sich auch auf Arbeitsprozesse übertragen. Es geht nicht darum, die Beschäftigung «Arbeit» innerhalb eines festgelegten Zeitraums anzusetzen, sondern spezifische Ziele festzulegen, die es bis zu einer Deadline mit agilen Prozessen gemeinsam zu erreichen gilt.

In der Zusammenarbeit mit projektbezogenen Freelancern ergibt sich z. B. die Möglichkeit, On-Demand Teams aus der ganzen Welt zusammenzustellen, die die besten Qualifikationen für das jeweilige Vorhaben mitbringen.

Für Unternehmen bedeutet dies kleinere Kernteams, die je nach Bedarf durch globale Talente erweitert werden können. Die technischen Voraussetzungen für ein solches Remote Work Umfeld sind mittlerweile breitflächig verfügbar, so dass eine Zusammenarbeit auch ortsungebunden äusserst erfolgreich umgesetzt werden kann.

Vorteile von Remote Work und Homeoffice: So profitiert die Sprachindustrie

Als weltweit aktiver Sprachdienstleister setzt sich SwissGlobal schon lange mit den Themen Homeoffice und Remote Work auseinander. Denn ohne geschulte Experten, die verschiedene Sprachen sprechen und in verschiedenen Zeitzonen leben und arbeiten, ist die Sprachindustrie als Branche nicht denkbar.

Die Vorteile einer ortsunabhängigen Zusammenarbeit mit Freelancern und Remote Teams sind breitgefächert.

1. Globale Talente

Die richtige Person für ein Projekt zu finden, ist nicht immer einfach. Aber je grösser die Auswahl, desto eher kann die passende Fachkraft engagiert werden. Deswegen ist es ein grosser Vorteil, mit Talenten aus der ganzen Welt zusammenarbeiten zu können. Nur so ist es SwissGlobal möglich, Kunden eine Vielzahl von Sprachfähigkeiten und Sprachkombinationen anzubieten.

2. 24 Stunden Verfügbarkeit

Durch das Einbeziehen von Mitarbeitern aus der ganzen Welt können auch äusserst dringende Aufträge zeitnah umgesetzt werden. So können wir als Schweizer Firma z. B. auf Freelancer aus Südamerika oder Neuseeland zurückgreifen, die für uns über verschiedene Zeitzonen hinweg auch ausserhalb unserer Geschäftszeiten Aufträge erledigen.

3. Hohe Flexibilität

Unsere Freelancer und Remote Worker leben in Ländern mit unterschiedlichen Lebenshaltungskosten und Lohnniveaus. Dies ermöglicht es uns, unseren Kunden eine breite Preisstaffelung anzubieten. Von kleinen Budgets bis hin zu grossen Projekten mit hohen qualitativen Ansprüchen ist somit alles realisierbar (Achtung: Natürlich bezahlt SwissGlobal alle Freelancer marktgerecht und fair, allerdings haben z. B. Freelancer in der Schweiz höhere Lohnvorstellungen als in vielen anderen Ländern).

4. Unternehmen und Umwelt profitieren

Indem wir flexibel mit Freelancern kooperieren und viele unserer Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice mit uns zusammenarbeiten, können wir bei den Kapazitäten für unsere Büroräume deutlich Kosten einsparen. Zusätzlich hilft die Arbeit von zu Hause auch dabei, den Verkehr zu entlasten und sorgt damit für eine bessere Klimabilanz.

So führen Sie Remote Teams erfolgreich: Die 5 wichtigsten Tipps

Die Integration von Remote Work in die Arbeitsabläufe und die Nutzung des Homeoffice bieten viele Vorteile und sind in Zeiten von Corona zwingend notwendig. Das ist zwar eine grosse Herausforderung für viele Unternehmen, gleichzeitig bieten sich aber auch enorme Chancen im Aufbau von neuen digitalen Arbeitsstrukturen. Damit dieser Prozess von Anfang an gut für Sie funktioniert, stellen wir Ihnen die wichtigsten Tipps vor, wie Sie Remote Teams erfolgreich führen können.

1. Ziele und Erwartungen klar definieren

Insbesondere am Anfang ist es wichtig, genau festzulegen, was erreicht werden soll. Dabei kann es hilfreich sein, Tages-, Wochen- und Monatspläne auszuarbeiten, die für das gesamte Team zugänglich sind. Je besser die Erwartungen definiert sind, desto besser kann jeder Einzelne auf deren Erfüllung hinarbeiten.

2. Kommunikation und Verbindung stärken

Natürlich ist eine klare und offene Kommunikation auch in der Zusammenarbeit mit Mitarbeitern im Homeoffice unabdingbar. Denn nur so können Probleme frühzeitig erkannt werden oder auch der Austausch untereinander weiter aufrechterhalten bleiben. Vor allem während der Coronakrise und der damit einhergehenden sozialen Isolation sollte vermehrt auf zwischenmenschliche Kontakte eingegangen werden.

3. Die richtige technologische Infrastruktur aufbauen

Wer vorhat, ein Remote Team über E-Mail zu managen, sollte dringend über weitere Tools nachdenken. Die Zusammenarbeit per E-Mail und Messenger kann sicherlich einige Tage gut gehen, aber auf lange Sicht sind die Funktionen einfach zu limitiert. Um Projekte online zu organisieren, bedarf es deshalb weiterer Hilfsmittel.

Kommunikationstools wie Slack, Microsoft Teams sowie Meetinglösungen wie GoToMeeting oder Zoom sind hierbei sehr hilfreich, vor allem in Kombination mit Projektmanagement-Apps wie Asana, Trello oder ClickUp, mit denen Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Deadlines genau festgelegt werden können. Mit der technischen Infrastruktur steht und fällt der Erfolg von Remote Work. Die Nutzung der richtigen Tools und eine damit einhergehende Strukturierung der Arbeitsabläufe sind deshalb unabdingbar.

4. Fokus auf Ergebnisse und nicht auf Arbeitszeit

Beim Management eines Remote Teams kommt es vor allem darauf an, den Mitarbeitern Freiheiten zuzugestehen. Jeden einzelnen Arbeitsschritt festlegen und kontrollieren zu wollen, ist hier eher kontraproduktiv. Zusätzlich geht es auch weniger um geleistete Arbeitszeiten, sondern viel mehr um die erzielten Ergebnisse. Es lohnt sich, den einzelnen Mitarbeitern mehr Verantwortung zu übertragen und sie innerhalb der vorgegebenen Strukturen selbstständig arbeiten zu lassen. Das erhöht ihre Zufriedenheit und vereinfacht die Arbeitsabläufe, da auf Mikromanagement verzichtet werden kann.

5. Gemeinsame Verbindung und Vision aufbauen

Die räumliche Trennung von anderen Mitarbeitern kann sich insbesondere am Anfang ungewohnt anfühlen bei der Umstellung auf Homeoffice. Deswegen ist es wichtig, auch weiterhin auf Teambuildingmassnahmen und zwischenmenschliche Beziehungen zu achten. Ein täglicher Check-in Call des Teams kann hier eine gute Option sein. Weiter ist es wichtig, auch neue Mitarbeiter in die Vision und Mission des Unternehmens einzuführen, damit sie gemeinsam mit dem Rest des Teams mit Überzeugung an deren Umsetzung mitwirken können.

Remote Work und Homeoffice als Chance verstehen

Die Coronakrise hat uns alle überrascht und hinterlässt tagtäglich tragische Spuren. Dies wird wohl auch noch einige Wochen oder sogar Monate so weitergehen und starke Auswirkungen auf diverse Lebensbereiche der globalen Bevölkerung haben. Auch Geschäftsabläufe bleiben davon nicht verschont, was nicht heisst, dass wir nicht auch Positives daraus lernen können. In den letzten Jahren haben sich viele Unternehmen noch zu sehr gegenüber den digitalen Möglichkeiten der Zusammenarbeit verschlossen und es versäumt, moderne Arbeitsstrukturen aufzubauen.

Der technologische Fortschritt und der Wunsch der Mitarbeiter nach mehr selbstständiger Gestaltung des Arbeitstages, vor allem auch vom Homeoffice aus, müssen nun im Rahmen der Auswirkungen von Covid-19 umgehend angegangen werden. Für einige Unternehmen stellt dies sicherlich eine grosse Herausforderung dar. Mit der richtigen Planung und einem strategischen Aufbau von Strukturen für Remote Work können sich auch in der unsicheren Zeit des Coronavirus und darüber hinaus viele Vorteile für Unternehmen und ihre Mitarbeiter ergeben. 

Unsere Tipps für die richtige Führung von Remote Teams, die sich für uns als erfolgreicher Sprachdienstleister schon über viele Jahre hinweg bewährt haben, zeigen Ihnen die wichtigsten Schritte auf, um die Umstellungen der nächsten Zeit erfolgreich zu meistern.

Bei Fragen zu unserem Angebot und natürlich auch für Ratschläge rund um die Themen Remote Work und Homeoffice stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.