Traduction de documents commerciaux : marche à suivre

Mener des activités dans un pays multilingue comme la Suisse nécessite de communiquer avec précision et efficacité dans les différentes langues. Que vous prépariez des contrats, de la documentation produit ou des supports destinés à la clientèle, il est essentiel de traduire correctement les documents commerciaux pour éviter des malentendus qui pourraient retarder les affaires ou ternir votre réputation.

Cet article présente les étapes indispensables pour gérer le processus de traduction de vos documents commerciaux en toute confiance ainsi que la manière dont un prestataire de services linguistiques professionnel comme SwissGlobal ajoute de la valeur à votre contenu traduit.

Étape 1 : définir votre objectif et votre public cible

Avant toute chose, demandez-vous pourquoi un document doit être traduit et à qui il est destiné : usage interne, conformité légale, communication externe ? La formulation d’un document peut varier selon qu’il est destiné au personnel, aux clients ou aux autorités. Le public cible influence tout, de la terminologie au ton.

Étape 2 : identifier le type de contenu qui doit être traduit

Évaluez votre contenu pour déterminer quels documents doivent être traduits, quelles langues correspondent le mieux à votre marché cible et quel type de traduction conviendrait le mieux. Donnez la priorité à la traduction de documents commerciaux en fonction de l’objectif du texte.

Voici des exemples de documents commerciaux pouvant être traduits :

• Les documents légaux, comme des contrats ou des documents de conformité, requièrent des traducteurs qui sont familiers avec la terminologie juridique et la législation locale.
• Les manuels techniques, comme les manuels utilisateurs ou les modes d’emploi, nécessitent une connaissance spécifique du domaine pour garantir clarté et exactitude.
• Les documents médicaux, comme les protocoles d’essais cliniques, les brochures d’informations destinées à la patientèle et les emballages de produits pharmaceutiques, doivent être traduits en utilisant une terminologie exacte et en tenant compte de la réglementation et du contenu destiné à la patientèle.
• Les rapports financiers, comme les audits, les bilans ou les informations pour les investisseurs, doivent respecter des règles relatives aux états financiers et contenir une terminologie précise.

Étape 3 : choisir la bonne méthode de traduction

Plusieurs processus peuvent convenir pour traduire des documents commerciaux :

• Outils de traduction automatique : les plateformes comme Google Translate ou DeepL fonctionnent bien pour un usage interne ou des traductions rapides, mais manquent de précision pour un usage professionnel. Prévoyez toujours une révision par un professionnel avec cette méthode. SwissGlobal propose la traduction automatique avec post-édition, garantissant une prestation professionnelle et sûre.
• Traducteurs indépendants : idéals pour des projets moindres.
• Agences de traduction : idéales pour des contenus officiels, soumis à réglementation ou destinés à la communication externe pour lesquels il vous faut une traduction spécialisée qui garantit expertise du secteur, confidentialité et continuité au cours du projet.

Étape 4 : préparer les fichiers pour la traduction

Des fichiers sources bien préparés facilitent le déroulement du processus de traduction. Avant l’envoi des documents :

• finalisez le contenu pour éviter les changements en cours de projet ;
• fournissez du matériel de référence comme des glossaires ou un guide de style pour permettre d’assurer la cohérence ;
• vérifiez que le format de vos fichiers est accessible pour éviter de perdre du temps lors de la traduction.

Les formats exploitables sont les suivants :

• Word (DOCX)
• Excel (XLSX)
• PDF
• Powerpoint (PPTX)
• Extensible Markup Language (XML)
• Hypertext Markup Language (HTML)
• JavaScript Object Notation (JSON)
• Adobe InDesign (INDD)

Chaque format possède ses avantages et inconvénients pour ce qui est de la traduction de documents commerciaux.

L’un des avantages de travailler avec des prestataires de services linguistiques réside dans le fait qu’ils utilisent des outils d’aide à la traduction comme Trados Studio, lequel prend en charge plus de 50 formats de fichiers, dont ceux cités ci-dessus. Cela signifie que votre brochure marketing conçue dans InDesign peut être traduite sans atteinte à la mise en page, ou que les chaînes de caractères de votre logiciel en JSON peuvent être traitées sans casser la structure du code. Même les PDF numérisés peuvent être analysés et le texte peut être extrait afin d’être traduit précisément, bien que les formats éditables soient à privilégier pour des raisons d’efficacité et de contrôle de la qualité.

Avant d’envoyer les fichiers, vérifiez qu’ils sont modifiables et bien formatés. Si vous n’êtes pas sûr, votre partenaire de traduction peut vous conseiller, voire convertir les fichiers en un format convenable. Meilleur est le fichier de départ, meilleur sera le résultat.

Étape 5 : utiliser un outil d’aide à la traduction pour plus d’efficacité

Les services de traduction modernes utilisent des outils qui améliorent la qualité et l’efficacité :

• Mémoire de traduction (MT) : enregistre les segments traduits précédemment, ce qui assure la cohérence et réduit les coûts.
• Glossaires et bases terminologiques : permet d’être clair et de respecter la voix de marque dans les différentes langues grâce à la terminologie spécifique au produit ou au service.
• Traduction assistée par l’IA : combine la rapidité de la machine à une révision humaine pour une exécution plus rapide sans compromis sur la qualité.
• Intégration de la gestion de contenu : Rationalisez les processus entre votre CMS et le prestataire de traduction pour éviter les problèmes de versions.

Étape 6 : ne pas se contenter de traduire, localiser

En Suisse, la culture et la langue diffèrent en fonction des régions. Les préférences de vocabulaire d’une Neuchâteloise et d’une Valaisanne peuvent varier. Au-delà de la langue, assurez-vous que votre contenu est pertinent et qu’il correspond aux normes commerciales locales ainsi qu’aux attentes des clients.

Étape 7 : effectuer une révision et un contrôle d’assurance qualité

N’imaginez pas que la traduction de documents commerciaux se limite à une seule tâche. Qu’il s’agisse d’exactitude juridique ou de ton de la marque, chaque document doit être revu par une deuxième paire d’yeux. Notamment :

• Révision linguistique : vérifiez l’exactitude de la traduction, la localisation , le ton de marque et la fluidité du texte.
• Vérification du formatage : assurez-vous que la mise en page de la traduction correspond à celle du document original, images, tableaux et graphiques compris.
• Assurance qualité : un contrôle de qualité global pour vérifier si le document est conforme aux instructions et aux règles, s’il y a lieu.

Étape 8 : travailler avec un prestataire de traduction fiable

Collaborer avec un prestataire de services linguistiques fiable vous assure que vos documents commerciaux sont traduits avec tout le professionnalisme qu’il se doit. SwissGlobal est en mesure de vous proposer les services suivants :

• Certification : nous sommes certifiés ISO 9001, ISO 17100 et ISO 18587.
• Expertise dans différents domaines : nos traducteurs traduisent dans leur langue maternelle dans les domaines juridique, financier, médical et technique.
• Sécurité des données : nous respectons le RGPD et stockons nos données sur des serveurs suisses certifiés ISO 27001.
• Assistance personnalisée : des services sur mesure pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Choisissez SwissGlobal pour des traductions commerciales claires, précises et culturellement pertinentes.