Eine schrittweise Anleitung zum Übersetzen von Geschäftsdokumenten

Wenn Sie in einem mehrsprachigen Land wie der Schweiz tätig sind, müssen Sie über verschiedene Sprachen hinweg präzise und wirkungsvoll kommunizieren. Ganz gleich, ob Sie einen Vertrag aufsetzen, eine Produktdokumentation erstellen oder Botschaften an Ihre Kunden richten möchten – Sie dürfen bei der Qualität der Übersetzung von Geschäftsdokumenten keine Abstriche machen, wenn Sie weder Geschäftsabschlüsse verzögern noch Ihren guten Ruf aufs Spiel setzen wollen.

In diesem Leitfaden lernen Sie alle grundlegenden Schritte zur Übersetzung von Geschäftsdokumenten kennen. Ausserdem erfahren Sie, welchen Mehrwert Ihnen ein professioneller Sprachdienstleister wie SwissGlobal bietet.

Schritt 1: Den Zweck der Übersetzung und die Zielgruppe definieren

Bevor Sie eine Übersetzung in Auftrag geben, sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Wieso soll dieses Dokument übersetzt werden und wer sind die Adressaten? Ist es für den internen Gebrauch gedacht, dient es der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben oder richtet es sich an die Öffentlichkeit? In einem Dokument, das an die eigene Belegschaft adressiert ist, sind oft andere Formulierungen angemessen als in einer Kundenbotschaft oder einer Mitteilung an Behörden. Die Zielgruppe beeinflusst alles – von der Terminologie bis zum Tonfall.

Schritt 2: Die zu übersetzende Textsorte bestimmen

Analysieren Sie Ihre Texte, um zu entscheiden, welche Dokumente übersetzt werden müssen, in welcher Sprache Sie Ihren Zielmarkt am besten erreichen und welche Art von Übersetzung sich am besten eignet. Entscheiden Sie anhand des Zwecks von Geschäftsdokumenten, welche Texte am dringendsten übersetzt werden müssen.

Beispiele für zu übersetzende Geschäftsdokumente:

• Juristische Dokumente, wie Verträge und Compliance-Dokumente, müssen Übersetzern in die Hand gegeben werden, die sich mit juristischer Fachsprache und lokalen Vorschriften auskennen.
• Technische Handbücher, wie Benutzerhandbücher und Produktanweisungen, lassen sich nur präzise und verständlich übersetzen, wenn der Übersetzer über das erforderliche branchenspezifische Wissen verfügt.
• Medizinische Dokumente, wie Protokolle klinischer Studien, Informationsblätter für Patienten oder Beipackzettel von Arzneien, müssen unter strenger Einhaltung gesetzlicher und terminologischer Vorgaben und unter Berücksichtigung der Bedürfnisse von Patienten übersetzt werden.
• Finanzberichte, wie Audits, Bilanzen und Mitteilungen an Investoren, müssen ganz genau den Standards und terminologischen Vorgaben für die jeweiligen Berichte entsprechen.

Schritt 3: Die richtige Übersetzungsmethode wählen

Bei der Übersetzung von Geschäftsdokumenten stehen verschiedene Ansätze zur Auswahl:

• Tools für maschinelle Übersetzung: Plattformen wie Google Translate oder DeepL eignen sich für die schnelle Übersetzung von internen Dokumenten, sind aber oft nicht präzise genug für den professionellen Einsatz. Mit diesen Tools angefertigte Übersetzungen sollten immer durch einen Menschen geprüft werden. Auch eine maschinelle Übersetzung mit Post-Editing durch SwissGlobal kann eine professionelle und sichere Alternative sein.
• Freiberufliche Übersetzer: Freiberufler sind eine ideale Lösung für kleinere Projekte.
• Übersetzungsbüros: Das ist die beste Wahl für offizielle Verlautbarungen, gesetzliche vorgeschriebene Angaben oder Texte mit Öffentlichkeitswirkung. Hier kommt es auf eine Fachübersetzung an, die sich durch Branchenwissen, Vertraulichkeit und Kontinuität auszeichnet.

Schritt 4: Die Übersetzung sorgfältig vorbereiten

Sorgfältig vorbereitete Ausgangstexte tragen zu einem reibungslosen Übersetzungsprozess bei. Bevor Sie eine Übersetzung in Auftrag geben, sollten Sie Folgendes tun:

• Eine endgültige Version des Textes erstellen, um Änderungen im laufenden Projekt zu vermeiden.
• Referenzmaterial bereitstellen, z. B. Glossare oder Stilrichtlinien, um ein hohes Mass an Konsistenz zu gewährleisten.
• Den Dateityp prüfen, um dem Übersetzer die Arbeit zu erleichtern und Zeit einzusparen.

Folgende Dateitypen eignen sich zur Übersetzung:

• Word (DOCX)
• Excel (XLSX)
• PDF
• PowerPoint (PPTX)
• Extensible Markup Language (XML)
• Hypertext Markup Language (HTML)
• JavaScript Object Notation (JSON)
• Adobe InDesign (INDD)

Jedes Format hat im Hinblick auf die Übersetzung von Geschäftsdokumenten Stärken und Schwächen.

Einer der Vorteile der Zusammenarbeit mit Sprachdienstleistern ist die Verwendung von Übersetzungstools wie Trados Studio. Dieses Programm unterstützt über 50 Formate, darunter die zuvor genannten. Dadurch können Sie bei der Übersetzung einer mit InDesign erstellten Broschüre das gesamte Layout erhalten. Und Software-Einträge in JSON können ohne Beeinträchtigung der Codestruktur verarbeitet werden. Selbst eingescannte PDFs können syntaktisch analysiert und extrahiert und anschliessend übersetzt werden – auch wenn bearbeitbare Formate im Hinblick auf Effizienz und Qualitätssicherung den Vorzug verdienen.

Prüfen Sie vor dem Versenden von Dateien, ob diese bearbeitbar und korrekt formatiert sind. Wenn Sie unsicher sind, steht Ihnen Ihr Übersetzungspartner mit Rat und Tat zur Seite. Bei Bedarf kann er sogar Dateien in ein geeignetes Format umwandeln. Eine gründliche Vorbereitung trägt entscheidend zu einer guten Übersetzung bei.

Schritt 5: Mit Übersetzungstools die Effizienz steigern

Mithilfe von Übersetzungstools können Sprachdienstleister heutzutage Qualität und Effizienz weiter steigern:

• Translation Memory (TM): Speichert zuvor übersetzte Segmente, um die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken.
• Glossare und Terminologiedatenbanken: Tragen durch die Definition von produkt- oder servicespezifischer Terminologie zu einer verständlichen und einheitlichen Kommunikation bei.
• KI-gestützte Übersetzung: Trägt durch maschinelle Effizienz in Verbindung mit einer gründlichen Prüfung durch einen menschlichen Experten zu kürzeren Lieferzeiten ohne Qualitätseinbussen bei.
• Integriertes Content Management: Trägt durch die Abstimmung von Workflows zwischen Ihrem CMS und dem Übersetzungsdienstleister zur Vermeidung von Versionskonflikten bei.

Schritt 6: Nicht nur übersetzen, sondern lokalisieren

Die einzelnen Regionen der Schweiz unterscheiden sich im Hinblick auf Kultur und Sprache sehr voneinander. Ein deutschsprachiger Schweizer in Zürich drückt sich anders aus als jemand in Bern. Achten Sie über die Sprache hinaus darauf, dass Ihre Texte für die jeweilige Zielgruppe relevant sind und den örtlichen Geschäftsgepflogenheiten und Kundenerwartungen entsprechen.

Schritt 7: Lektorat und Qualitätsprüfung durchführen

Die Übersetzung ist noch nicht abgeschlossen, wenn der Übersetzer das letzte Wort getippt hat. Ob es nun um juristische Präzision oder um eine einheitliche Markenkommunikation geht – jedes Dokument sollte nach dem 4-Augen-Prinzip geprüft werden. Dies kann Folgendes beinhalten:

• Sprachliche Prüfung: Überprüfung auf inhaltliche Richtigkeit, Lokalisierung zur kulturellen Anpassung, einheitliche Markenkommunikation und Textfluss.
• Formatierungsprüfung: Abgleich des Layouts mit dem ursprünglichen Dokument, einschliesslich Abbildungen, Tabellen und Infografiken.
• Qualitätssicherung: Gesamtprüfung im Hinblick auf mitgelieferte Anweisungen und Vorgaben, sofern zutreffend.

Schritt 8: Mit einem vertrauenswürdigen Sprachdienstleister zusammenarbeiten

Durch die Zusammenarbeit mit einem renommierten Sprachdienstleister können Sie sicherstellen, dass Ihr Übersetzungsprojekt professionell abgewickelt wird. SwissGlobal bietet:

• Zertifizierte Qualität: Einhaltung der Standards ISO 9001, ISO 17100 und ISO 18587.
• Branchenspezifisches Wissen: Muttersprachliche Übersetzerinnen und Übersetzer, die auf Recht, Finanzwesen, Medizin oder Technik spezialisiert sind.
• Datensicherheit: Einhaltung der DSGVO und Datenspeicherung auf ISO 27001-zertifizierten Schweizer Servern.
• Personalisierte Unterstützung: Auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnittene Dienstleistungen.

Wenn Sie sich für SwissGlobal entscheiden, entscheiden Sie sich für inhaltlich genaue, verständliche und kulturell angemessene Übersetzungen Ihrer Geschäftsdokumente.