Übersetzungen regulatorischer Kommunikation in der Schweiz: Wenn jedes Wort zählt

Übersetzungsfehler sind schon peinlich genug. Speziell in der regulatorischen Kommunikation können solche Übersetzungsfehler Teil der Dokumentation werden: etwas, das einer Regulierungsbehörde, einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, einem Gericht, einer Kundin oder einem Kunden als Entscheidungsgrundlage dient. Das könnte eine Dosierungsanweisung in einem Beipackzettel sein, ein Warnhinweis in einem Basisinformationsblatt, eine Vertragsklausel, die bei einer Behörde eingereicht wird oder eine beglaubigte Übersetzung, die abgelehnt wird, weil sie nicht den formalen Anforderungen der Empfangsstelle entspricht. In diesen Fällen ist die Übersetzung Bestandteil der Prüfung, Genehmigung und späteren Auslegung des Dokuments.

In der Schweiz hat dies eine grössere Bedeutung als in vielen anderen Märkten. Deutsch, Französisch und Italienisch sind nicht einfach Marktpräferenzen, sondern die Amtssprachen der Eidgenossenschaft. Englisch ist im internationalen Geschäft sehr hilfreich, jedoch keine offizielle Sprache. Bevor mit der Übersetzung begonnen wird, lohnt es sich nachzufragen, wer die entsprechende Sprachversion als Entscheidungsgrundlage nutzen wird und was geschieht, wenn sie in Zweifel gezogen wird.

Was gilt als regulatorische Kommunikation?

Regulatorische bzw. regulatorisch gebundene Kommunikation ist jeder Text, bei dem die Wörter nicht frei gewählt werden können, weil dem bestimmte Vorgaben entgegenstehen. Diese können sich aus Rechtsvorschriften ergeben, aus Aufsichtspraktiken oder aus formalen Anforderungen der empfangenden Behörde. Auch kommt es darauf an, ob der Text an die Öffentlichkeit gerichtet ist, an Behörden oder zum internen Gebrauch erstellt wurde. Denn das Problem liegt nicht nur in der Sichtbarkeit. Eine ungenaue oder uneinheitliche Übersetzung kann sich negativ auf den Betrieb auswirken, rechtliche Probleme verursachen oder den Ruf beschädigen. Praktisch hiervon betroffen sind:

• Patienteninformationen, Produktinformationen und Verpackungsangaben in den Bereichen Pharma und Medizin
• Gebrauchsanweisungen, Kennzeichnungen und Sicherheitshinweise für Medizinprodukte
• Prospekte, Basisinformationsblätter, Fondsunterlagen und Mitteilungen an Investoren
• Compliance-Dokumentation wie etwa solche in Bezug auf Geldwäscherei und Kundenauswahl nach dem KYC-Prinzip
• Verträge, Gerichtsunterlagen, Handelsregisterauszüge und beglaubigte Übersetzungen
• interne Richtlinien, die möglicherweise eines Tages einer Prüfungs- oder Regulierungsstelle vorzulegen wären

Drei Amtssprachen – ein herausfordernder Markt

Die Mehrsprachigkeit der Schweiz ist ein charakteristisches Merkmal des Landes. Nach der Schweizer Bundesverfassung sind die Amtssprachen des Bundes Deutsch, Französisch und Italienisch. Die Gesetzgebung des Bundes erfolgt in allen drei Sprachen, wobei jede Sprachversionen rechtlich gleich verbindlich ist. Das Rätoromanische ist auch Amtssprache, jedoch nur im Verkehr mit Personen der rätoromanischen Sprache. In der Praxis ist ein regulatorisches Dokument in der Schweiz selten nur einsprachig. Es kann sein, dass es in allen drei Sprachen vorliegen muss, oder in der Sprache, die von der Regulierungsstelle vorgegeben wird.

Hinzu kommen kantonale Regelungen: Die Kantone Bern, Freiburg und Wallis sind offiziell zweisprachig, Graubünden dreisprachig. Es ist also wichtig, vor der Übersetzung zu prüfen, für welche Behörde die Dokumente und wer die Adressaten sind – und nicht erst kurz vor der Einreichung.

Pharma und Medizin: Genauigkeit im Dienste der Patientensicherheit

Bei Übersetzungen regulierter Inhalte im Pharmabereich gibt es nur sehr geringe Spielräume. Es gibt eine kontrollierte Terminologie, Patienten treffen Gesundheitsentscheidungen auf Grundlage des Textes und Swissmedic, das Heilmittelinstitut des Bundes, stellt je nach Zielgruppe unterschiedliche Anforderungen an die einzelnen Dokumentarten.

Patienteninformationen und technische Informationen für medizinisches Personal müssen in allen drei Amtssprachen vorliegen. Angaben auf Verpackungen sind ebenfalls reguliert, jedoch anders: Nach der Wegleitung für Angaben auf Packmitteln der Swissmedic muss der Text auf der Verpackung generell in mindestens zwei der drei Amtssprachen abgefasst sein. Anders ist das bei Arzneimitteln, die ausschliesslich im Spital abgegeben werden: Hier müssen die Angaben nur in einer Amtssprache oder in Englisch formuliert sein. Die Regelungen sind subtiler, als manche denken mögen, und es lohnt sich, sie genau zu befolgen.

Was viele Unternehmen nicht wissen: Swissmedic billigt die Produkttexte in der Antragssprache. Diese Billigung bedeutet keine Qualitätsprüfung hinsichtlich der anderen Sprachversionen. Die Verantwortung für diese hat weiterhin die Zulassungsinhaberin. Dass die deutschsprachige Version gebilligt ist, sagt nichts über die Korrektheit der französischen oder italienischen Sprachversion.

Für Medizinprodukte gilt allgemein eine ähnliche, aber striktere Regelung. Laut Swissmedic muss die Produktinformation, wenn sie allgemein für die Öffentlichkeit bestimmt ist, in allen drei Amtssprachen verfasst sein. Bei Medizinprodukten, die ausschliesslich für medizinisches Personal gedacht sind, greifen flexiblere Regelungen. Allgemeine Übersetzungsworkflows stossen hier schnell an ihre Grenzen. Für Inhalte in den Bereichen Pharma und Medizin braucht es Übersetzende mit dem richtigen Fachhintergrund und eine Terminologie, die gepflegt, und nicht für jedes Dokument neu erfunden wird.

Finanzdienstleistungen: Mehr Raum für Englisch, gleiche Herausforderungen

Der Finanzbereich scheint auf den ersten Blick flexibler. Nach dem Finanzdienstleistungsgesetz kann ein Prospekt in einer der Schweizer Amtssprachen erstellt werden oder in Englisch. Auch bei Basisinformationsblättern besteht eine gewisse Flexibilität: Sie können generell in einer der Schweizer Amtssprachen verfasst sein, auf Englisch oder in der Sprache, in der mit den Kunden korrespondiert wird. BIB für Fonds und andere kollektive Kapitalanlagen müssen in einer der Schweizer Amtssprachen veröffentlicht werden. Eine Ausnahme bilden Anlagen, bei denen wegen ihrer Einfachheit angenommen wird, dass sie ohne Weiteres verstanden werden, etwa für einfache Aktien.

Diese Flexibilität darf jedoch nicht mit einem geringeren Standard verwechselt werden. Wenn ein übersetzter Warnhinweis nicht mehr dem Prospekt entspricht oder wenn «kann», «soll» oder «muss» in den Sprachversionen unterschiedlich gebraucht werden, dann ist das Problem nicht mehr nur ein sprachliches. Es wird zu einem Compliance-Problem. Dasselbe gilt für KYC- und Geldwäschereidokumentation, die sich innerhalb einer Organisation zwischen verschiedenen Regionen und Rechtsordnungen bewegt: Eine Übersetzungslücke wird zu einer Lücke in der Compliance-Berichterstattung und ein Hinweis, wie «die französische Version wurde nicht aktualisiert» wird kaum eine Prüfungsstelle zufriedenstellen. Für Banken, Vermögensverwalter und Versicherer müssen Prospekte, BIB, Informationsblätter und Berichte als verbundene Dokumente behandelt werden und nicht als Einzelaufgaben.

Rechtliche und beglaubigte Übersetzungen: Genehmigung vor Stil

Bei Rechtsübersetzungen gibt es eine spezifische Falle: Ein Text kann wunderschön formuliert sein und doch zurückgewiesen werden, wenn er nicht den formalen Anforderungen der empfangenden Behörde entspricht.

Ausser in den Kantonen Genf und Neuenburg, die je eigene Register von beeidigten Übersetzern haben, gibt es in der Schweiz kein allgemeines System staatlich bestellter, beeidigter Übersetzer. In den anderen Kantonen werden beglaubigte Übersetzungen von Fachübersetzenden erstellt, und die Übersetzungen mit einer unterzeichneten, notariell beglaubigten Richtigkeitsbestätigung versehen. Für den Gebrauch im Ausland kann zusätzlich eine Apostille erforderlich sein. Die erste Frage ist immer praktischer Natur: Wo geht das Dokument hin und wird es von der entsprechenden Stelle akzeptieren?

Gerichte, die eidgenössische Steuerverwaltung und Handelsregister beziehen sich alle auf beglaubigte Übersetzungen von Verträgen und Geschäftsdokumenten und Rechtssysteme sind nicht einfach deckungsgleich. Eine Bestimmung, die nach Schweizer Recht klar und eindeutig ist, kann möglicherweise in einer Common-Law-Rechtsordnung ohne direkte Entsprechung sein. Bei einer guten Rechtsübersetzung geht es um die Rechtsfolgen. Diese müssen einander entsprechen, nicht die Formulierungen.

Änderungen im Übersetzungs-Workflow

Der grösste Unterschied zwischen allgemeinen Übersetzungen und solchen regulatorischer oder regulatorisch gebundener Kommunikation besteht darin, dass Entscheidungen früher ansetzen müssen. Vor Beginn der Übersetzung muss klar sein, für welchen Zweck das Dokument bestimmt ist, wer es lesen wird, welche Sprachversionen erforderlich sind und wie der endgültige Text geprüft wird. In der Praxis machen fünf Punkte den Unterschied:

Zweck: Ein Text für interne Schulungen kann anders behandelt werden als einer, der bei einer Behörde einzureichen ist. Ein Marketing-Informationsblatt ist kein Prospekt. Der Zweck bestimmt die erforderliche Kontrolle und die erforderliche Kontrolle bestimmt den Workflow.

Sprachversionen: Deutsch, Französisch, Italienisch, ggf. Rätoromanisch oder reicht eine der ersten drei? Ist Englisch zulässig? Ist der Kanton zwei- oder gar dreisprachig? Ist das Dokument für Patienten gedacht, für Investoren, für Regulierungsstellen oder für Gerichte? Klären Sie dies, bevor sie das Go für die Übersetzung geben.

Terminologie: Bei regulatorischen Inhalten ist die Frage der zu verwendenden Terminologie keine Frage des Geschmacks, sondern eine Frage von richtig oder falsch. Eine Benennung in einer Patienteninformation muss der auf der Verpackung entsprechen; eine Risikoklasse in einem BIB muss der im Prospekt entsprechen. Terminologiedatenbanken und Translation Memories helfen, dass sich hier keine Abweichungen einschleichen.

Sprachliche und fachliche Prüfung: Zwar ist es wichtig, dass eine muttersprachliche Person die Übersetzung prüft, doch reicht dies selten aus. Je nach Dokument kann es nötig sein, darüber hinaus eine Fachperson für Medizin, Recht, Technik oder Compliance hinzuzuziehen.

Versionskontrolle: Produktinformationen werden aktualisiert, Fondsunterlagen geändert und Richtlinien überarbeitet. Wird die deutsche Version geändert, nicht aber die französische und italienische, kann dies unbemerkt bleiben, bis es bei einem Audit oder einer Antragseinreichung ans Licht kommt oder im Kundenkontakt auffällt. Verantwortlich ist, wer für den Inhalt zuständig ist, nicht die übersetzende Person.

Wie passt KI zu Übersetzungen regulatorischer Kommunikation?

KI und maschinelle Übersetzung können bei Workflows im Bereich regulatorische Kommunikation hilfreich sein. Mit ihrer Hilfe kann Terminologie erkannt werden, Versionen können verglichen, erste Entwürfe schneller erstellt und Qualitätskontrollen unterstützt werden. Da, wo es um Patientensicherheit, Investorenschutz oder regulatorische Akzeptabilität geht, ersetzen sie jedoch nicht die Notwendigkeit der Prüfung durch Sprach- und Fachexperten. Die Frage ist nicht, ob KI verwendet werden kann. Die Frage ist, ob durch den Workflow die Probleme beherrscht werden, die durch den Einsatz von KI entstehen können: fehlender Kontext, die Tendenz, Unklarheiten allzu forsch zu bereinigen, uneinheitliche Terminologie, Datenschutzprobleme und Sätze, die sich so flüssig lesen, dass darin enthaltene Inhaltsänderungen kaum auffallen.

Wie Sie SwissGlobal unterstützt

SwissGlobal hilft Unternehmen, sensible, regulatorische Inhalte für den Schweizer Markt zu übersetzen. Dies geschieht durch den Einsatz spezialisierter Fachübersetzer, Terminologiemanagement und strukturierte Qualitätssicherung.

Fachübersetzer für Pharma und Medizin haben den nötigen sprachlichen und fachlichen Hintergrund, der für die Übersetzung von Texten in diesen Bereichen erforderlich ist. Finanzfachleute sorgen dafür, dass Prospekte, Berichte und Compliance-Dokumente in den verschiedenen Sprachversionen konsistent sind. Rechtsübersetzer sind sowohl rechtlich als auch sprachlich ausgebildet.

Bei der Übersetzung regulatorischer und regulatorisch gebundener Kommunikation geht es nicht darum, dass ein Text in einer anderen Sprache gut klingt. Es geht darum, sicherzustellen, dass die Menschen, die sie nutzen, sich auf sie verlassen können.

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FAQ: Übersetzungen regulatorischer und regulatorisch gebundener Kommunikation in der Schweiz