Datensicherheit bei Übersetzungen: So schützen wir unsere Kunden

Wenn Sie Dokumente wie Verträge, Finanzdaten, technische Unterlagen, klinische Inhalte oder interne Kommunikation zur Übersetzung schicken, geben Sie oft sensible Informationen weiter. Datensicherheit betrifft somit nicht nur die IT, sondern stellt auch ein unternehmerisches Risiko dar.

Dieser Leitfaden erklärt, wo Risiken für gewöhnlich entstehen und mit welchen praktischen Massnahmen wir Ihre Daten das gesamte Übersetzungsprojekt über schützen.

Wo sickern Übersetzungsdaten am ehesten durch?

Die Übersetzung selbst ist selten das Problem. Sicherheitsprobleme treten in der Regel dann auf, wenn Dateien durch zu viele Tools oder Hände gehen.

Häufige Risikopunkte sind:

• E-Mail-Anhänge, die in mehreren Postfächern gespeichert sind;
• Links, die an Personen ausserhalb des zuständigen Teams weitergeleitet werden;
• Mitwirkende, die vollen Zugriff auf das Dokument haben, obwohl nur einzelne Abschnitte für sie relevant sind;
• Öffentliche Übersetzungstools mit unklaren Richtlinien zur Datenaufbewahrung;
• Keine festgelegte Aufbewahrungsfrist, sodass Dateien auf unbestimmte Zeit gespeichert werden.

Effektive Sicherheit beginnt mit einem Workflow, der diese Risiken von vornherein minimiert.

Datensicherheit bei Übersetzungen dank ISO 27001

Die ISO 27001 ist die weltweit führende Norm für Informationssicherheitsmanagementsysteme (ISMS). Sie bietet Organisationen jeder Grösse und Branche einen strukturierten Rahmen für die Einführung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung der Informationssicherheit.

Für unsere Kunden bedeutet dieses strukturierte Vorgehen zur Datensicherheit in Übersetzungsprojekten:

• Vertraulichkeit: Zugriff nur für autorisierte Personen
• Integrität: Schutz von Informationen vor unbefugten Änderungen oder Verfälschungen
• Verfügbarkeit: Gewährleistung der Zugänglichkeit und Belastbarkeit von Systemen und Daten

Die Norm setzt auf einen ganzheitlichen Ansatz für die Informationssicherheit, der Menschen, Prozesse und Technologie umfasst. Die ISO 27001 reagiert nicht auf Sicherheitsvorfälle, sondern unterstützt Organisationen dabei, ein Risikobewusstsein zu entwickeln, Schwachstellen im Voraus zu erkennen und ihre Widerstandsfähigkeit gegen neue Cyberbedrohungen zu stärken.

Die Zertifizierung nach ISO 27001 zeigt, dass eine Organisation ein anerkanntes, unabhängig geprüftes System für das Management von Datensicherheitsrisiken nach internationalen Best Practices implementiert hat. Für die Datensicherheit bei Übersetzungen bedeutet dies, dass der Schutz von Informationen nicht formlos erfolgt, sondern durch ein kontinuierlich überwachtes und verbessertes Managementsystem sichergestellt wird.

Infrastruktur und Hosting

SwissGlobal verarbeitet und speichert Projektdaten auf sicheren Servern in der Schweiz beim Schweizer IT-Anbieter CSF, dessen Infrastruktur nach ISO 27001 zertifiziert ist.

Auf diese Weise gewährleisten wir eine kontrollierte technische Grundlage für die physische sowie Netzwerk- und Systemsicherheit, wenn Sie uns Ihre Inhalte anvertrauen.

Sicherheitskontrollen zum Schutz Ihrer Inhalte

Die ISO 27001 wird durch einen umfassenden Katalog von Sicherheitskontrollbereichen unterstützt. Im Bereich der Sprachdienstleistungen tragen diese Kontrollen direkt zur Datensicherheit bei Übersetzungen bei, etwa durch:

• Richtlinien für die Zugriffskontrolle zur Beschränkung von Datei- und Systemzugriff je nach Rolle und Projektbeteiligung;
• Verschlüsselung zum Schutz von Daten in Übertragung und im Ruhezustand;
• Sichere Authentifizierungsmechanismen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff;
• Protokollierung und Überwachung zur Identifikation verdächtiger oder unbefugter Aktivitäten;
• Verfahren für das Management von Zwischenfällen zur Erkennung, Begrenzung und Reaktion auf Sicherheitsereignisse;
• Prozesse für Geschäftskontinuität und Backup zur Aufrechterhaltung der Verfügbarkeit und zum Schutz von Datenverlust.

Zugriff, Menschen und kontrollierte Zusammenarbeit

Da oft mehrere Personen an Übersetzungsprojekten beteiligt sind, ist die Verwaltung menschlicher Zugriffe für die Datensicherheit bei Übersetzungen besonders wichtig.

SwissGlobal setzt dafür auf:

• Rollenbasierte Zugriffsbeschränkungen, sodass alle nur die Informationen sehen, die für ihre Aufgaben relevant sind;
• Verschwiegenheitspflicht für Mitarbeitende und Linguisten;
• Kontrollierte Onboarding- und Offboarding-Verfahren für alle, denen Zugang zum System gewährt wird;
• Sicherheitskontrolle von Lieferanten und Partnern, um sicherzustellen, dass Dritte bei der Datenverarbeitung die festgelegten Anforderungen einhalten.

Übersetzer und Revisoren arbeiten in geregelten Workflows und nicht über informelle File-Sharing-Kanäle. So wird das Risiko einer unbeabsichtigten Offenlegung der Daten reduziert.

Sicherer Einsatz von Übersetzungstechnologie

Öffentliche Online-Übersetzungstools speichern, analysieren oder verwenden übermittelte Inhalte womöglich weiter. Das birgt Risiken für Vertraulichkeit und Compliance. Verantwortungsvolle Datensicherheit bei Übersetzungen setzt voraus, dass Technologie unter kontrollierten Bedingungen eingesetzt wird.

SwissGlobal verwendet sichere Umgebungen für Übersetzungstechnologien und maschinelle Übersetzungsworkflows. Diese Tools arbeiten mit geschützten, in der Schweiz gehosteten Systemen und nicht mit offenen, öffentlichen Plattformen. So wird sichergestellt, dass Ihre Inhalte nicht an externe Systeme gelangen oder für andere Zwecke wiederverwendet werden.

Verwaltung des Datenlebenszyklus

Starke Datensicherheit bei Übersetzungen umfasst auch die Kontrolle darüber, wie lange und in welchem Umfang Informationen vorhanden sind.

SwissGlobal setzt auf klare Strukturen für:

• Datenminimierung: Nur die für das Projekt notwendigen Informationen werden verarbeitet.
• Definierte Aufbewahrungsrichtlinien: Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für den festgelegten Zweck erforderlich ist.
• Sichere Löschung oder Anonymisierung, sobald die Daten nicht mehr benötigt werden.

Weniger gespeicherte Daten bedeuten geringere langfristige Datenrisiken und unterstützen die Einhaltung von aktuellen Datenschutzanforderungen.

SwissGlobal kombiniert Sicherheit, Qualität und Vertraulichkeit

Der Schutz von Informationen ist nur ein Teil von verantwortungsvollen Sprachdienstleistungen. SwissGlobal richtet die Datensicherheit bei Übersetzungen an anerkannten Qualitäts- und Prozessstandards aus:

• ISO 9001: zertifizierte Qualitätsmanagementsysteme
• ISO 17100: Anforderungen für professionelle Übersetzungsdienstleistungen
• ISO 18587: Richtlinien für das Post-Editing maschinell erstellter Übersetzungen
• ISO 27001: strukturiertes Informationssicherheitsmanagement

Diese Zertifizierungen werden regelmässig durch unabhängige externe Audits überprüft und bieten unseren Kunden die nachprüfbare Gewähr, dass sowohl die Qualitäts- als auch die Informationssicherheitsprozesse internationalen Standards entsprechen.

Alle Mitarbeitenden und Linguisten sind zudem zur Verschwiegenheit verpflichtet. Je nach Projektanforderungen sind zusätzliche Geheimhaltungsvereinbarungen möglich.

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Bei SwissGlobal basiert die Datensicherheit bei Übersetzungen auf einem gesteuerten System von Richtlinien, sicherer Schweizer Infrastruktur, technischen Sicherheitsmassnahmen und kontrollierten Betriebsabläufen.

Kontaktieren Sie uns noch heute für sichere Übersetzungen von höchster Qualität, auf die Sie sich verlassen können.

FAQs zur Datensicherheit bei Übersetzungen

Was sollte ich einen Übersetzungsdienstleister zum Thema Datensicherheit fragen?

Fragen Sie, wo die Daten gespeichert werden, wer Zugriff darauf hat, wie der Zugriff kontrolliert wird, auf welche Weise Technologie zum Einsatz kommt und wie lange Dateien aufbewahrt werden.

Ist E-Mail ein sicherer Weg, um Dokumente zur Übersetzung zu versenden?

E-Mails können riskant sein, da Anhänge kopiert, weitergeleitet und an verschiedenen Orten gespeichert werden. Ein sicherer Workflow setzt auf kontrollierten Zugriff und gesteuerte Dateiverwaltung.

Birgt maschinelle Übersetzung immer ein Sicherheitsrisiko?

Nicht zwangsläufig. Das Risiko hängt davon ab, wo Inhalte verarbeitet werden und welche Regeln für die Aufbewahrung gelten. Sichere Workflows sorgen dafür, dass Inhalte in kontrollierten Umgebungen bleiben.

Wie lange sollten Übersetzungsdateien aufbewahrt werden?

Es sollte unbedingt festgelegt werden, wie lange Dateien aufbewahrt werden. Werden Dateien nämlich länger als nötig aufbewahrt, steigt das Risiko der Datenoffenlegung. Ein Übersetzungsdienstleister sollte klare Aufbewahrungs- und Löschungsoptionen anbieten.

Können wir ein NDA für Übersetzungsprojekte verlangen?

Ja. Viele Übersetzungsdienstleister bieten die Möglichkeit zur Unterzeichnung eines NDA an. Es lohnt sich auch nachzufragen, welche Verschwiegenheitspflichten für Linguisten gelten.