Die unsichtbaren Helden der Übersetzung: Projektmanager im Einsatz

Wenn Sie auf einer Website die Anzeigesprache wechseln oder ein Video mit genau abgestimmten Untertiteln streamen, sehen Sie nur die Spitze des Eisbergs. Einer der wichtigsten Akteure hinter der Kulisse ist bei Lokalisierungsprojekten der Projektmanager. Er ist bei mehrsprachigen Inhalten der geheime Akteur, der dafür sorgt, dass Texte Benutzer auf der ganzen Welt gleichermassen ansprechen.

Was das Projektmanagement-Team in einer Übersetzungsagentur macht

Im Kern geht es beim Management von Übersetzungsprojekten um Koordination, Kommunikation und Konsistenz. Projektmanager sind für die Leitung von Lokalisierungsprojekten verantwortlich. Dies umfasst alle Schritte von der Umfangsermittlung bis zur Lieferung. Zudem fungieren sie als Anlaufstelle für Kunden und Linguisten. Die folgenden Tätigkeiten fallen an einem gewöhnlichen Tag im Leben eines Projektmanagers an:

Kommunikation mit Kunden

Eine klare, proaktive Kommunikation ist eine wesentliche Aufgabe eines Projektmanagers. Er verbindet als primärer Ansprechpartner von beiden die Kunden auf der einen, und internen Übersetzungsteams auf der anderen Seite. Er erläutert Neukunden den Lokalisierungsprozess und löst alle auftretenden Probleme. Vor allem sorgt der Projektmanager dafür, dass alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand sind und bestmöglich zum Projekterfolg beitragen können.

Umfangsermittlung und Planung

Am Anfang jedes erfolgreichen Lokalisierungsprojekts stehen sorgfältige Planung und präzise Umfangsermittlung. Der Projektmanager sorgt dafür, dass von Beginn an klar vereinbart wird, welchen Zweck ein Projekt verfolgt und welche Erwartungen realistischerweise an die Übersetzung gestellt werden können.

Seine erste Aufgabe ist die Analyse von Ausgangstext und Lokalisierungsanforderungen. Dabei muss er das Format, den Tonfall, die technische Komplexität und die Zielgruppe beachten. Anschliessend definiert er den Projektumfang. Dies beinhaltet die Zielsprachen, den Zeitrahmen, das Budget und die erforderlichen Leistungen, wie z. B. Übersetzung, Revision oder Korrekturlesen.

In dieser Phase ermittelt der Projektmanager zudem alle besonderen Herausforderungen, z. B. einen knappen Zeitplan, ungewöhnliche Dateiformate oder sensible Inhalte. Wenn es sich beim Ausgangstext um eine technische Dokumentation handelt, die in kürzester Zeit in mehrere Zielsprachen übersetzt werden soll, kann der Projektmanager den Text daraufhin überprüfen, ob er sich für maschinelle Übersetzung (MÜ) oder Post-Editing eignet. In diese Entscheidung fliessen verschiedene Faktoren ein, unter anderem Inhaltstyp (z. B. repetitives technisches Handbuch oder kreative Marketingmaterialien) oder Sprachpaar (z. B. vom Englischen ins Deutsche oder vom Englischen ins Japanische). Bei einigen Kombinationen liefert die maschinelle Übersetzung bessere Ergebnisse als bei anderen.

Koordination von Ressourcen

Sobald ein Projekt freigegeben wurde, muss das passende Team zusammengestellt werden. Dem Projektmanager kommt dabei die entscheidende Rolle zu, Übersetzer und Revisoren auszuwählen. Dabei berücksichtigt er den Inhaltstyp, die Komplexität und den Zeitrahmen. Der Projektleiter koordiniert verfügbare Ressourcen über verschiedene Zeitzonen hinweg und wägt dabei Effizienz- und Qualitätsanforderungen sorgfältig ab.

Für einen komplizierten medizinischen Fachtext wählt der Projektmanager einen Übersetzer aus, der über fundierte Kenntnisse in diesem Bereich verfügt. Dadurch wird sichergestellt, dass sowohl die korrekte Terminologie verwendet wird als auch alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Bei einer umfangreichen Marketingkampagne mit engem Zeitrahmen hingegen könnte der Projektmanager den Text auf mehrere Linguisten aufteilen und zusätzliche Revisionsschritte einschieben, um eine einheitliche Übersetzung zu gewährleisten.

Tool- und Plattformmanagement

Der Projektmanager sorgt für einen reibungslosen Ablauf von Lokalisierungsprojekten, indem er Workflows definiert, Aufgaben zuweist und den Projektfortschritt verfolgt. Ausserdem hält er Translation Memorys (TMs) und Terminologiedatenbanken auf dem neuesten Stand, wodurch er über verschiedene Dokumente hinweg für terminologische Konsistenz und eine gleichmässig hohe Qualität sorgt. Darüber hinaus stellt er sicher, dass sich das Projektteam an vorhandenen Stilrichtlinien und Referenzmaterialien orientiert und dass allen Beteiligten stets die aktuellsten und relevantesten Ressourcen zur Verfügung stehen.

Bei der Lokalisierung eines Software-UI-Updates konfiguriert der Projektmanager z. B. entsprechende Dateifilter, weist Übersetzungs- und Revisionsphasen zu und lässt den Text mithilfe eines vorhandenen Kunden-Translation-Memorys in einer Übersetzungsumgebung (CAT-Tools) automatisch vorübersetzen. Zudem nimmt er kundenspezifische Terminologie in die Terminologiedatenbank auf und gibt sie an die Linguisten weiter. Wenn die Stilrichtlinien eines Kunden aktualisiert werden – z. B. wenn von einem formelleren Ton zu einem umgangssprachlicheren gewechselt werden soll –, benachrichtigt der Projektmanager das Team, damit die Übersetzungen über Sprachgrenzen hinweg einheitlich bleiben.

Datei- und Inhaltsverwaltung

Ganz zu Beginn bereitet der Projektmanager die Quelldateien für den Prozess vor. Das beinhaltet zum Beispiel das Konvertieren von Dateien mit komplexen Dateiformaten und das Eingrenzen des zu übersetzenden Textes.

Wenn ein Kunde eine Datei im INDD-Format (INDD) schickt, konvertiert der Projektmanager sie zunächst in ein Format, das mit den zu verwendenden Übersetzungstools kompatibel ist. Wenn einige Teile – wie Designelemente oder eingebettete Ebenen – nicht übersetzt werden müssen, bearbeitet der Projektmanager die Dateien vorab, um diese Teile auszuschliessen. Nach Abschluss der Übersetzung überprüft der Projektmanager die finale Version im Hinblick auf Layout, Formatierung und Design, um sicherzustellen, dass die Übersetzung dieselbe Wirkung entfaltet wie der Ausgangstext.

Qualitätssicherung

Qualität ist kein Zufallsprodukt, sondern das folgerichtige Ergebnis eines durchdachten Lokalisierungsprozesses. Dabei geht es nicht nur darum, Texte inhaltlich richtig zu übersetzen, sondern auch um kulturelle Relevanz, eine einheitliche Markenbotschaft und funktionale technische Komponenten.

Der Projektmanager muss dafür sorgen, dass alle erforderlichen Qualitätsprüfungen stattfinden. Dies gilt sowohl für sprachliche Aspekte als auch für die Funktionalität des Endprodukts. In die Qualitätsprüfungen muss auch das Feedback von Kunden oder Revisoren einfliessen. Ausserdem bedarf es einer engen Zusammenarbeit mit den Sprachteams, um aufgetretene Probleme zu lösen. Ganz gleich, ob es sich um einen Tippfehler in einem Benutzerhandbuch oder um einen toten Link auf einer lokalisierten Website handelt – der Projektmanager nimmt sich all dieser Probleme an. Er sucht nach Mustern im Feedback, um sie zur Verbesserung zukünftiger Projekte zu nutzen und um Endprodukte zu schaffen, die höchste Standards erfüllen.

Wieso Projektmanager unersetzlich sind

In der Geschäftswelt von heute müssen Inhalte auf lokale Märkte zugeschnitten sein. Zu einem globalen Auftritt gehört jedoch mehr als nur eine gute Übersetzung. Präzision, Planung und kulturelle Intelligenz sind ebenso wichtig. Auf Lokalisierung spezialisierte Projektmanager sorgen dafür, dass Produkte nicht lediglich in andere Sprachen übertragen werden, sondern sich nahtlos in ein anderes Marktumfeld einfügen.

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